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Orientarsi nella conservazione digitale dei documenti

Cosa sapere sulla conservazione digitale dei documenti

Al giorno d’oggi si sente spesso parlare di conservazione digitale dei documenti, ma sono molti i casi in cui regna ancora della confusione a riguardo. Vediamo perciò cosa si intende con questo termine e quali sono gli aspetti più importanti. In linea generale digitalizzare un documento implica la sua trasformazione da analogico a digitale e – di conseguenza – virtuale.

La digitalizzazione di un documento può essere la semplice scansione, operazione che eseguiamo di frequenta, ma indica al contempo un processo che fino a poco tempo fa si svolgeva in maniera esclusivamente manuale, mentre oggi avviene mediante strumenti e tecniche digitali. L’obiettivo primario di questo sistema di archiviazione è quello di digitalizzare i processi e i documenti: ciò comporta moltissimi vantaggi, sia dal lato organizzativo e operativo, sia ovviamente nei confronti del legislatore.

Conservare i propri documenti in maniera digitale e a norma consente di risparmiare tempo prezioso e avere sempre a disposizione quanto necessario. Sono molti gli ambiti aziendali coinvolti nell’implementazione della conservazione digitale dei documenti, che devono prepararsi ad affrontare una vera propria riprogettazione. Di fronte a questo cambiamento spesso gli organici aziendali possono sentirsi leggermente spaesati, tuttavia, valorizzando il know-how acquisito dalle persone è possibile invece implementare questo processo affinché tutti ne traggano beneficio.

Per riuscire a prendere il processo di conservazione digitale dei documenti organico e funzionale all’interno della propria azienda senza che questo comporti processi di apprendimento troppo lunghi, come prima cosa è necessario ascoltare a fondo le esigenze delle persone e dei vari reparti aziendali. In questo modo è possibile evidenziare eventuali criticità e capire invece quali sono i fattori che potrebbero facilitare la transizione.

Come non confondere la conservazione digitale dei documenti

Quando si parla di conservazione digitale dei documenti è importante operare alcune specifiche che possono aiutare a comprendere a cosa si fa riferimento, sfatando luoghi comuni che vogliono il concetto pressoché sinonimo della semplice archiviazione di un documento in formato pdf.

La conservazione ditigale costituisce anche una revisione dell’acquisizione di informazioni, che deve di fatto essere operata secondo dei parametri prestabiliti, improntati a valorizzare la sicurezza, l’integrità, l’univocità e l’ottimale conservazione nel tempo. Per non fare confusione, dunque, è importante comprendere che la conservazione digitale dei documenti comporta il ripensamento dell’approccio che si adotta quando si acquisisce e si archivia un’informazione, il che porta a riprogettare molte delle attività aziendali in chiave completamente digitale.

Questo tipo di adeguamento richiede infatti un po’ di tempo, una risorsa spesso molto scarsa nelle organizzazioni private e necessita soprattutto di un cambio di paradigma. Tuttavia, è indispensabile per tutte quelle attività commerciali che hanno intenzione di prosperare. Digitalizzare di fatto non significa semplicemente installare un software, ma rende necessario modificare l’approccio alle operatività quotidiana, per riuscire a sfruttare le potenzialità legate alle nuove tecnologie.

Oltre l’eliminazione della carta: cosa tenere a mente

Passare all’archiviazione digitale dei documenti non significa semplicemente eliminare la necessità di avere archivi cartacei. La dematerializzazione dei documenti deve essere eseguita rigorosamente a norma. Ciò significa che nella digitalizzazione dei processi vanno seguite delle regole ben precise, che aderiscono alle normative vigenti, i cui requisiti vanno studiati in azienda per non farsi trovare impreparati. Ne deriva perciò che oltre alla semplice eliminazione della carta, attenersi a quanto prescritto dalla legge consente di produrre in maniera nativa dei documenti informatici che hanno esattamente il valore dei loro omologhi fisici, nonché importanti garanzie a livello legale. In dedinitiva, la conservazione digitale dei documenti rende più efficienti tutti i processi e garantisce al contempo la multicanalità delle informazioni, che diventano così più sicuri e fruibili.